Polityka prywatności i plików cookies Keep Work

Obowiązuje od: 20 maja 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Keep Work Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Czyżówka 16/133, 30-526 Kraków, Polska, KRS: 0000761526, NIP: 6751681624, REGON: 381985182, dalej: "Administrator" albo "Keep Work".

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem: osw@keepwork.pl. W sprawach ogólnych można korzystać także z danych kontaktowych podanych w serwisie.

2. Zakres danych

Przetwarzamy dane, które użytkownik przekazuje nam dobrowolnie lub które są niezbędne do obsługi serwisu i kontaktu. Mogą to być w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, identyfikator w komunikatorze, adres korespondencyjny;
• dane rekrutacyjne i zawodowe: CV, doświadczenie, kwalifikacje, znajomość języków, dyspozycyjność, preferencje dotyczące pracy, informacje potrzebne do przedstawienia oferty lub organizacji współpracy;
• treść korespondencji, zgłoszeń, zapytań, reklamacji i dokumentów przekazanych Administratorowi;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie, dacie i sposobie korzystania ze strony;
• dane wymagane przepisami prawa, jeżeli kontakt lub współpraca przejdzie do etapu, w którym ich przetwarzanie jest konieczne.

Prosimy nie przekazywać danych, które nie są potrzebne do kontaktu, rekrutacji lub współpracy, w szczególności danych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej oraz danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądy polityczne czy przekonania religijne, chyba że jest to konieczne i zgodne z prawem. Jeżeli takie dane zostaną przesłane bez potrzeby, Administrator może je pominąć, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Obsługa zapytań, formularzy, rozmów telefonicznych, e-maili i wiadomości w komunikatorach.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji.
Proces rekrutacyjny, dobór ofert pracy, ocena kwalifikacji, przedstawianie propozycji współpracy i organizacja dalszego kontaktu.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - interes Administratora w organizacji rekrutacji i ochronie przed nadużyciami; art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych dobrowolnie przekazanych na podstawie zgody.
Marketing własnych usług, kontakt w sprawie podobnych ofert, prowadzenie komunikacji handlowej, jeżeli użytkownik wyraził zgodę albo przepisy dopuszczają taki kontakt.	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda; art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora. W zakresie komunikacji elektronicznej stosujemy także wymogi Prawa komunikacji elektronicznej.
Analityka, pomiar skuteczności działań, bezpieczeństwo serwisu, poprawa działania strony i usług.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora; w przypadku cookies analitycznych lub marketingowych - zgoda użytkownika, jeżeli jest wymagana.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, przeciwdziałanie nadużyciom, dokumentowanie zgłoszeń i zapewnienie zgodności działań z prawem.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora; art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny, jeżeli ma zastosowanie.
Wypełnianie obowiązków prawnych, księgowych, podatkowych, pracowniczych lub administracyjnych, jeżeli powstaną w związku ze współpracą.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu sytuacjach konieczne do udzielenia odpowiedzi, przeprowadzenia rekrutacji, przedstawienia oferty albo podjęcia współpracy. Brak danych może uniemożliwić obsługę zgłoszenia lub kontakt.

Użytkownik odpowiada za prawdziwość przekazywanych danych oraz za to, że posiada prawo do przekazania dokumentów i informacji, które przesyła Administratorowi.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji opisanych celów, w szczególności:

• osobom upoważnionym przez Administratora, współpracownikom, rekruterom i koordynatorom;
• podmiotom świadczącym usługi IT, hostingowe, pocztowe, księgowe, prawne, administracyjne i marketingowe;
• dostawcom narzędzi wykorzystywanych w serwisie i komunikacji, takim jak Tilda, Google, Meta/Facebook, narzędzia analityczne, poczta elektroniczna, formularze i komunikatory;
• kontrahentom lub klientom, gdy jest to niezbędne do przedstawienia oferty pracy, organizacji rekrutacji lub współpracy;
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów lub innych instrumentów wymaganych przez RODO.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia wykorzystywane przez Administratora mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do dostawców usług technologicznych. W takim przypadku stosujemy zabezpieczenia przewidziane przez RODO, w tym standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne dopuszczalne mechanizmy.

7. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną interesów Administratora.

• Dane z zapytań i korespondencji przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane rekrutacyjne przechowujemy przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a jeżeli użytkownik wyraził zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach - do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż przez okres racjonalnie potrzebny do prowadzenia takich procesów.
• Dane związane z umową lub współpracą przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
• Dane techniczne i cookies przechowujemy zgodnie z parametrami danego pliku cookie, ustawieniami użytkownika oraz potrzebami bezpieczeństwa serwisu.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych, jeżeli spełnione są przesłanki z art. 17 RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek można wysłać na adres: osw@keepwork.pl. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić usunięcia lub ograniczyć zakres realizacji żądania, jeżeli dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, ochrony praw innych osób albo z innej przyczyny przewidzianej w RODO.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Dane mogą być porządkowane lub dopasowywane według kryteriów takich jak doświadczenie, kwalifikacje, znajomość języka, dyspozycyjność, lokalizacja lub preferencje dotyczące pracy, aby usprawnić dobór ofert. Ostateczne decyzje w procesach rekrutacyjnych i współpracy podejmowane są z udziałem człowieka.

10. Bezpieczeństwo danych i ochrona interesów Administratora

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym ograniczenia dostępu, poufność, zabezpieczenia systemów i kontrolę osób upoważnionych do przetwarzania danych.

Administrator może zachować niezbędne informacje, logi, historię kontaktu lub dokumenty w celu zapewnienia bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, wykazania zgodności z prawem oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Administrator może także odmówić obsługi zgłoszeń oczywiście bezpodstawnych, sprzecznych z prawem, naruszających prawa osób trzecich lub zawierających niepotrzebne dane.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika lub informacje odczytywane z tego urządzenia.

Używamy cookies w następujących celach:

• zapewnienie prawidłowego działania strony, bezpieczeństwa, zapamiętania podstawowych ustawień i obsługi formularzy - są to cookies niezbędne;
• pomiar statystyk i sposobu korzystania z serwisu, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na takie cookies;
• prowadzenie działań marketingowych i mierzenie skuteczności reklam, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na takie cookies;
• integracja z usługami zewnętrznymi, takimi jak formularze, mapy, media społecznościowe, komunikatory lub narzędzia analityczne.

Zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej przechowywanie informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej wymaga uprzedniego jasnego poinformowania użytkownika i uzyskania zgody, chyba że jest to konieczne do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi świadczonej drogą elektroniczną, której użytkownik żąda.

Użytkownik może zarządzać cookies przez ustawienia przeglądarki, usunąć cookies, zablokować je lub ustawić ostrzeżenie przed ich zapisaniem. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych elementów serwisu.

Jeżeli w serwisie aktywne są narzędzia takie jak Google Analytics, Google Tag Manager, Meta/Facebook Pixel, Tilda Analytics, formularze Google lub komunikatory, dostawcy tych narzędzi mogą działać jako odrębni administratorzy albo podmioty przetwarzające, zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

12. Linki zewnętrzne i media społecznościowe

Serwis może zawierać linki do stron zewnętrznych, formularzy, komunikatorów i profili społecznościowych. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności i bezpieczeństwo stosowane przez zewnętrznych dostawców. Przed skorzystaniem z takich usług warto zapoznać się z ich regulaminami i politykami prywatności.

13. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, technologii, narzędzi używanych w serwisie lub sposobu działania Administratora. Aktualna wersja polityki jest publikowana na tej stronie.